Staat het jaarlijkse teamuitje weer voor de deur en is het jou beurt om aan de slag te gaan met het plannen ervan? Dan spelen er een aantal belangrijke zaken waar je rekening mee zult moeten houden. Je wilt er immers voor zorgen dat alles in goede banen loopt en dat iedereen een geweldige tijd heeft.
In deze blog vertellen we je dan ook graag meer over de ins en outs van het organiseren van een succesvol teamuitje.
De voordelen van een teamuitje
Een teamuitje is het ideale moment om samen met collega’s te genieten van een vrije dag, waarbij alles in het teken staat van plezier, ontspanning en verbinding. Het biedt de perfecte gelegenheid om elkaar beter te leren kennen en de onderlinge band met collega’s te versterken.
Bovendien biedt een teamuitje een welkome afwisseling van de dagelijkse routine, wat weer kan helpen om even op te laden en nieuwe energie op te doen.
Ook voor de werkgever is een teamuitje ontzettend interessant. Zo leert hij of zij de werknemers op een hele andere manier kennen en kun je onder meer inzichten krijgen in de natuurlijke leiderschapskwaliteiten en samenwerkingsvaardigheden van de medewerkers.
1 – Bepaal het budget voor het teamuitje
Een belangrijke vraag die je jezelf moet stellen is welk budget er beschikbaar is om het teamuitje te organiseren. Let hierbij met name ook op het aantal personen dat zal deelnemen aan het uitje. Hoe groter de groep, hoe meer je moet rekening houden met de kosten per persoon voor activiteiten, vervoer, eten en drinken. Deel dan ook het budget door het aantal personen en je weet hoeveel het je maximaal mag kosten per persoon.
2 – Kies een locatie die toegankelijk en uniek is.
De locatie zegt alles over de dynamiek van de activiteit. Een goed gekozen locatie kan er namelijk voor zorgen dat het echt even voelt dat jullie een dag weg zijn. Houd bij het kiezen van een geschikte locatie rekening met onder meer de aanwezige faciliteiten, de parkeergelegenheid in de buurt en de loopafstand tussen deze parkeerplek en de evenementenlocatie. Kies bijvoorbeeld voor een bruisende locatie zoals Scheveningen, waar je kunt profiteren van tal van mogelijkheden.
3 – Nodig collega’s op tijd uit
Je wilt natuurlijk dat er zoveel mogelijk collega’s bij het teamuitje aanwezig zijn, zodat het een waar succes wordt. Daarom is het belangrijk om de uitnodigingen op tijd te versturen. Zo bied je de ruimte voor collega’s om de datum vast te prikken, eventueel vervoer te regelen en eventuele persoonlijke verplichtingen of afspraken te verzetten. Verstuur de uitnodigingen idealiter 4 tot 6 weken van tevoren, zodat je collega’s genoeg tijd hebben om de datum in hun agenda op te nemen en kies ook voor een vaste contactpersoon zodat zij vragen kunnen stellen.
4 – Bepaal de activiteit en eventuele lunch of diner
De activiteiten en diverse mogelijkheden op het gebied van een lunch, borrel of diner behoren natuurlijk ook tot de kern van het teamuitje. Want zeg nu zelf, zonder een unieke activiteit is het teamuitje niet compleet. Kies dan ook voor een activiteit die voldoet aan ieders wensen. Houd rekening met de verschillende interesses en de leeftijden van collega’s. Zorg ervoor dat in principe iedereen kan deelnemen.
Bij het kiezen van de lunch, borrel of het diner is het van belang dat je ook rekening houdt met dieetvoorkeuren en eventuele allergieën. Zo zorg je voor een dagprogramma dat aan alle verwachtingen voldoet.
5 – Maak een draaiboek
Omschrijf alle activiteiten, tijdschema’s en belangrijke details in een draaiboek. Dit helpt om het teamuitje soepel te laten verlopen en voorkomt verwarringen of last minute stress. Een draaiboek is niets meer dan een samenvatting van alle belangrijke punten die gedurende de dag aan bod komen. Het biedt eventueel ook de ruimte om alternatieven te omschrijven mocht het slecht weer zijn op de dag van het teamuitje.
Meer weten over het organiseren van een teamuitje? Wij helpen je graag
Het organiseren van een teamuitje kan een uitdaging zijn, vooral als je ervoor wilt zorgen dat alles perfect verloopt. Gelukkig kun je bij Buena Vista profiteren van een combinatie tussen activiteiten en een afsluitende borrel of diner. We helpen je graag bij de organisatie van het teamuitje en zorgen voor een onvergetelijke ervaring voor jou en je collega’s. Neem dan ook vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden door te nemen.